Краткая справка, редакция от 06.12.2005г.
Содержание.
2.1 прием груза;
2.3 отгрузка;
2.4 брак.
4.2 заполнение и использование справочников;
4.3 ввод остатков;
4.4 настройка пользовательского интерфейса программы;
- настройка общего вида экрана;
- настройка видимых полей в таблицах;
- установка значений «по
умолчанию»;
4.5 общие правила заполнения документов;
4.7 формирование приемного акта;
4.9 оформление ТТН;
4.10 оформление брака;
4.11 блокировка партии товара;
4.12 отчеты;
4.13 внештатные ситуации и «откаты»;
Программа «КСП-Склад» предназначена для автоматизации учета хранения грузов на коммерческом складе. Учет грузов по кодам (артикулам) в картотеке. Прием и отгрузка производственными партиями или без учета партий. Учет брака. Формирование заказа на отгрузку. Блокировка части товара определенного артикула для отгрузки (резервирование). Большой выбор отчетов. Расчет стоимости хранения и погрузо-разгрузочных работ. Работа в локальной сети, разделение прав доступа.
По прибытию
транспортного средства Товаровед на
основании пакета сопроводительных документов создает новый приемный акт (ПА) в
программе, заполняет обязательные поля в шапке ПА, распечатывает бланк ПА с
незаполненной средней частью и передает его работнику склада (Приемосдатчику).
Если принимаемого кода (артикула) нет в картотеке, карточку для нового артикула
можно создать одновременно с
формированием ПА.
Приемосдатчик, на основании пакета сопроводительных
документов и после осмотра прибывшего груза, вручную заполняет среднюю часть бланка ПА
(фактически принятое количество по партиям) и возвращает заполненный бланк
Товароведу. При наличии компьютеризированного рабочего места на складе
Приемосдатчик может самостоятельно создать и/или заполнить электронный вид ПА данными о фактически принятых грузах.
Товаровед завершает формирование ПА и
утверждает его в электронном виде. После
утверждения данные по количеству принятого товара отражаются в картотеке
(остатки по коду); электронный вид ПА остается открытым для редактирования
Товароведом и недоступен для редактирования Приемосдатчиком.
На основании
полученных документов Товаровед формирует в программе “Заказ
на отгрузку”. После заполнения обязательных
полей в шапке “Заказа на отгрузку” и перечня отгружаемых кодов (артикулов) в
средней части “Заказа на отгрузку”,
Товаровед распечатывает бланк “Поручение на отгрузку”, где для каждого кода
(артикула) отображены остатки мест по
партиям, и передает его работнику склада
(Приемосдатчику).
Приемосдатчик в бланке “Поручения на отгрузку” из перечня
предложенных к отгрузке вариантов партий в графе “особые отметки” отмечает
фактически сформированное в заказ (фактически отгруженное) количество. Заполненное
“Поручение на отгрузку” Приемосдатчик возвращает Товароведу. При наличии
компьютеризированного рабочего места на складе Приемосдатчик может
самостоятельно создать и/или заполнить электронный вид «Заказа на отгрузку»
данными о фактически сформированных в заказ (фактически отгруженных) грузах.
Товаровед завершает формирование “Заказа на отгрузку” в программе, заполняя
среднюю часть“ Заказа на отгрузку”, или проверяет данные, внесенные
Приемосдатчиком, и подписывает (утверждает) «Заказ на отгрузку». После
утверждения «Заказ на отгрузку» становится недоступен для редактирования, а
данные по количеству сформированного в заказ товара отражаются в картотеке
(сформировано в заказ по коду).
Приемосдатчик, при наличии компьютеризированного рабочего
места на складе, на основании заказа формирует в программе ТТН.
Товаровед осуществляет проверку сформированного заказа, проверяет или формирует
в программе ТТН (присваивает № ТТН, дату, заполняет все необходимые поля) и утверждает ее в электронном виде. После
утверждения ТТН становятся закрытыми для
редактирования, а данные по количеству отгруженного товара отражаются в
картотеке (остатки по коду).
В случае обнаружения брака при приеме груза Приемосдатчик в бланке ПА указывает
количество мест брака. При наличии
компьютеризированного рабочего места на складе Приемосдатчик может
самостоятельно дополнить электронный вид ПА данными о
фактически принятом грузе с браком.
Товаровед на основании отметки Приемосдатчика в бланке ПА указывает количество мест брака в электронном виде ПА или проверяет данные о браке, внесенные Приемосдатчиком.
Отгрузка брака осуществляется отдельным «Заказом на отгрузку брака» аналогично п.п.2.2 и 2.3.
Каждый пользователь программы имеет определенный уровень доступа к функциям программы и к базе данных, соответствующий присвоенной ему категории («роли»), определяемой по имени и паролю, c которыми он регистрируется при входе в программу.
1). Администратор – выполняет функции по вводу новых пользователей; редактирование и удаление уже существующих пользователей и все, что связано с изменениями в структуре базы. Может выполнять все операции, доступные для других уровней доступа (создание, редактирование, удаление документов, заполнение справочников, формирование отчетов и т.д.);
2). Приемоcдатчик – имеет права на создание новых документов (актов); создание новой карточки ,редактирование и удаление неподписанных Товароведом документов; заполнение и редактирование справочников (для справочников “ Организации” и ”Покупатели”- только заполнение); формирование и печать некоторых отчетов. При отсутствии компьютеризированного рабочего места на складе Приемосдатчик вручную заполняет данные о фактически принятых/отгруженных товарах на соответствующих бланках, подготовленных для него Товароведом;
3). Товаровед – имеет права на просмотр, редактирование, удаление и печать любых документов; создание новой карточки и редактирование существующих, создание новых документов; заполнение и редактирование всех справочников, формирование и печать всех отчетов. Подписывает (утверждает) документы;
4). Просмотр - только просмотр и печать всех документов; формирование и печать всех отчетов.
4.1 Установка
демоверсии программы.
Демоверсия программы устанавливается запуском самораспаковывающегося архива. При первом запуске в качестве имени и пароля для входа в программу необходимо использовать “dba” и “sql” соответственно (вход с правами Администратора). С помощью кнопки “Пользователи” Администратор заводит новых пользователей по категориям (администратор, товаровед, приемосдатчик, просмотр), указывая имя и пароль для входа в программу.
4.2 Заполнение и использование
справочников.
В Программе предусмотрена возможность работы со справочниками. Справочники связаны с определенными полями и пользователь при заполнении полей может воспользоваться ими.
Справочники дополняются и редактируются как в режиме главного меню, так и в режимах ввода/редактирования документов (используя пиктограмму ●●●).
Справочник «Организации» включает в себя в виде подразделов справочники: «Представители грузовладельцев», «Транспорт перевозчиков», «Пункты разгрузки». Таким образом, информация, внесенная в соответствующие разделы справочника «Организации», автоматически отражается в перечисленных справочниках и наоборот. Каждое предприятие, внесенное в справочник «Организации», может выступать в роли заказчика, покупателя, перевозчика, грузовладельца, грузоотправителя или грузополучателя. Перечень ролей, в которых может выступать предприятие, определяет его присутствие в предлагаемых для выбора списках при заполнении соответствующих полей.
Справочники используются при заполнении следующих документов:
- «Поставщики в картотеке»: картотека;
-«Типы хранения»: картотека (поле «Условия хранения»);
- «Единицы измерения»: картотека;
- «Приемо-сдатчики»: приемный акт, заказ, ТТН;
- «Организации»: приемный акт, заказ, ТТН (в зависимости от выбранных ролей);
- «Представители грузовладельцев»: приемный акт;
- «Транспорт перевозчиков»: ТТН;
- «Пункты разгрузки»: ТТН;
- «Типы транспорта»: приемный акт, ТТН.
Для первоначального ввода остатков необходимо создать фиктивные приемные акты с перечислением имеющихся на складе грузов.
4.4
Настройка пользовательского интерфейса программы.
- Настройка общего
вида экрана.
С
помощью команды «Вид» главного меню программы можно включить/выключить
дополнительные служебные окна
(Навигатор, Заголовок окна, Переходы, Детализация), а также настроить режим
работы Навигатора – показывать номера активных документов (Подзаголовки в
навигаторе), автоматически раскрывать или закрывать подуровни в переходах (Автооткрытие и Автозакрытие узлов
навигатора).
- Настройка видимых
полей в таблицах:
Для
каждой таблицы на экран выведены поля «по-умолчанию».
С помощью пиктограммы 
(«Настройка») в верхней части таблицы можно
дополнительно выбрать перечень полей, выводимых на экран. Для
этого в окне «Настройка» необходимо переместить нужные поля из скрытых в
видимые, или убрать ненужные поля в скрытые.
- Изменить цвет фона, а также цвет и шрифт надписей можно с помощью команды «Настройки» пункта «Прочее» главного меню программы.
-
Установка значений «по 
умолчанию»
Значения «по умолчанию»
задаются на закладке «Общие» по команде «Настройки» раздела «Общие» главного
меню («Предупреждать об окончании срока годности, кол-во дней») и по
команде «Значения по умолчанию» того же раздела. Значения «по умолчанию»
могут быть заданы как единые для всех пользователей, так и отдельно для каждого
пользователя. 
Приоритет
имеют установки для текущего пользователя. Если значения по умолчанию заданы,
то при формировании нового документа эти поля будут заполнены автоматически.
Примечание: в рабочей версии установка значений «по
умолчанию» доступно только администратору системы. Команды «Интерактивный
Sql» и «Активные
подключения» из раздела «Прочее» главного меню доступны только администратору
системы.
4.5. Общие правила заполнения документов.
Каждый документ состоит из двух частей: Шапка и список товаров. Заполнение полей контролируется в соответствии с правилами их заполнения. При заполнении полей программа выдает различного рода сообщения и предупреждения о некорректности введенных значений. Программа контролирует:
- поля на обязательность их ввода;
- поля, ввод информации для которых ограничен значениями других полей БД;
Обязательные для заполнения поля отмечены красным цветом.
Данные обо всех товарах хранятся в виде картотеки, в которой отражается движение товаров. Для каждого нового товара необходимо сформировать карточку. Она может быть создана Товароведом или Приемосдатчиком, а отредактирована только Товароведом.
Новую карточку можно создать с помощью пункта меню «Картотека» действия «Новая запись» или непосредственно при формировании Приемного акта с помощью кнопки «Создать новый код (Артикул)»
Перечень полей, обязательных для заполнения Карточки.
-
Код (Артикул);
- Наименование;
- Единица измерения;
- Единиц на место;
- Вес нетто места;
В поле «Прием партиями» – ставить «флажок», если товар принимается партиями и оставлять поле пустым, если товар принимается без партий. Поле «Прием партиями» является информационным и на работу программы не влияет.
Поле «Предупреждать об окончании срока годности, кол-во дней» является не обязательным. По умолчанию предупреждение (выделение цветом) формируется для партий, до окончания срока годности которых осталось количество дней, меньше чем указано в настройках программы по умолчанию (см. п.4.4). Если для кода необходимо задать период предупреждения, отличный от заданного по умолчанию, то он указывается в карточке.
Расчетные поля карточки отражают данные только подписанных товароведом документов (ПА, ТТН, Заказ на отгрузку). Для каждой партии кода (артикула) товара рассчитываются следующие показатели:
- Общий остаток (общий остаток товара, включая неразнаряженный остаток, брак, оформленный в заказ и заблокированный товар);
- Неразнаряженный остаток (доступное для формирования заказа на отгрузку количество товара - общий остаток без брака, оформленного в заказ или заблокированного товара);
- Количество брака (количество мест товара, отмеченного по приемным актам как брак);
- Оформлено в заказ (количество товара, оформленного в заказ, но еще не отгруженного со склада)
- Заблокировано (количество товара, по тем или иным причинам запрещенного к отгрузке).
С помощью команды «Сертификат
качества» из раздела «Действия» можно назначить, удалить, сохранить в файл,
напечатать или открыть в MS Word
сертификат качества по коду товара. При назначении сертификат должен быть
подготовлен в виде файла формата MS Word.
4.7
Формирование приемного акта.
Новый
Приемный акт создается по команде «Новый ПА» раздела «Приемные акты» главного
меню. Перечень полей, обязательных для заполнения шапки ПА:
- Номер ПА. При нумерации приемных актов используется шаблон: номер месяца, день месяца, порядковый номер приемного акта за день. Первая часть номера выводится по умолчанию (текущие месяц и день месяца) с возможностью редактирования, порядковый номер приемного акта за день заносится вручную. Проверяется уникальность номера ПА;
- Дата ПА. По умолчанию предлагается текущая дата с возможностью редактирования;
- Грузовладелец. Выбор из справочника «Организации» (полный справочник, без учета установленных признаков) или из списка предприятий, для которых установлен признак «Грузовладелец». Список формируется автоматически при вводе в поле «Грузовладелец» первых букв названия предприятия.
- Грузоотправитель. Выбор из справочника «Организации» (полный справочник, без учета установленных признаков) или из списка предприятий, для которых установлен признак «Грузоотправитель». Список формируется автоматически при вводе в поле «Грузоотправитель» первых букв названия предприятия.
- Тип транспорта. Выбор из справочника «Типы транспорта»;
- № Накладной;
- Груз принял представитель склада.
Выбор из справочника «Приемосдатчики» или ввод ФИО
без внесения в справочник;
- Груз выгрузил. Выбор из справочника
«Приемосдатчики» или ввод ФИО без внесения в
справочник;
Поля «№ транспорта», «Примечание» и «Представитель грузовладельца (водитель)» являются необязательными для заполнения полями. Поле «Представитель грузовладельца (водитель) может быть заполнен выбором из списка, составленного из раздела «Представители грузовладельца» справочника «Организации», или вводом ФИО без внесения в справочник. Поле «Подписал» заполняется автоматически после утверждения (подписания) приемного акта.
Перед
заполнением средней части ПА (списка товаров) можно распечатать бланк ПА, на
котором приемо-сдатчик вручную заполнит фактически принятое
количество товаров по партиям. На основании заполненного приемо-сдатчиком бланка ПА товаровед (или приемо-сдатчик при наличии на складе компьютеризированного
места) дополняет электронную форму ПА. Список товаров (средняя часть ПА)
создается с помощью пиктограммы 
(новая запись). Поля «По документам»: «Мест»,
«Нетто», «Брутто» носят информативный характер и являются необязательными для
заполнения. В зависимости от установленного признака «Прием партиями» товар
может приниматься с учетом партий или без их учета. В последнем случае весь
принимаемый по коду товар считается одной партией с пустым номером и
неопределенной датой производства. Признак «Прием партиями» в ПА никаким
образом не связан с аналогичным признаком в картотеке, где он носит чисто
информативный характер.
Перечень полей, обязательных для заполнения средней части ПА (списка товаров):
- Код принимаемого товара (артикул). Выбор из картотеки. Автоматически заполняется информация по этому коду: наименование товара, единица измерения, единиц на место, вес нетто места. Если код новый (отсутствует в картотеке), то информация по нему может быть добавлена в картотеку (создана новая карточка) по команде (кнопке) «Создать новый код (артикул)»;
- Принято по факту (при приеме партиями):
- Номер партии;
- Дата производства. Вычисляется из введенного номера партии с возможностью редактирования;
- Кол-во мест (включая брак);
- Мест брака (по умолчанию «0»);
- Кол-во единиц по партии. Считается автоматически, путем произведения количества мест по партии и единиц на место (по коду из картотеки), с возможностью редактирования;
- Вес нетто по партии. Считается автоматически, путем произведения количества мест по партии и веса нетто одного места (по коду из картотеки), с возможностью редактирования;
- Кол-во единиц брака по партии. Считается автоматически, путем произведения мест брака по партии и единиц на место (по коду из картотеки), с возможностью редактирования;
Общее количество мест, вес нетто, кол-во единиц, кол-во единиц брака – считаются автоматически суммированием аналогичных полей по принятым партиям для выбранного кода.
Поля «Вес брутто» и «Адрес» партии являются необязательными для заполнения полями. В поле «Адрес» вводится описание ячейки или места на складе, где находится на хранении данная партия.
- Принято по факту
(при приеме без учета партий):
- Кол-во мест (включая брак);
- Из них мест брака;
- Кол-во единиц программа сосчитает автоматически путем произведения количества мест и единиц на место (по коду из картотеки) с возможностью редактирования;
- Вес нетто программа сосчитает автоматически путем произведения количества мест и веса нетто места (по коду из картотеки) с возможностью редактирования;
- Кол-во единиц брака программа сосчитает автоматически путем произведения мест брака и единиц на место (по коду из картотеки) с возможностью редактирования;
До момента утверждения (подписания) товароведом (команда «Подписать ПА» раздела «Приемные акты» главного меню) приемный акт считается черновиком, и данные из него не отражаются в картотеке и в отчетах по складу.
Новый заказ на отгрузку создается по команде «Новый заказ» раздела «Заказы на отгрузку и ТТН» главного меню. При этом программа предлагает выбрать тип заказа:
- Заказ на отгрузку годного товара
-
Заказ на отгрузку брака
В первом случае в качестве остатка на складе показывается неразнаряженный товар, во втором – количество брака.
Перечень полей, обязательных для заполнения шапки Заказа:
- Номер заказа. Заполняется вручную. Проверяется уникальность
номера Заказа;
- Дата заказа. По умолчанию предлагается текущая дата с возможностью редактирования;
- Покупатель. Выбор из справочника «Организации» (полный справочник, без учета установленных признаков) или из списка предприятий, для которых установлен признак «Покупатель». Список формируется автоматически при вводе в поле «Покупатель» первых букв названия предприятия.
- Сформировал.
Выбор из справочника «Приемосдатчики» или ввод ФИО
без внесения в справочник.
Поле «Примечание» является необязательным для заполнения. Поле «Подписал» заполняется автоматически после утверждения (подписания) заказа товароведом.
Список отгружаемых товаров (средняя
часть заказа) создается с помощью пиктограммы 
(новая запись).
Код (артикул) товара выбирается из картотеки с помощью пиктограммы ●●●. Программа покажет неразнаряженные остатки мест и единиц товара по этому коду (общее количество товара, доступное для формирования заказа на отгрузку). Информация по коду: наименование товара, единица измерения, единиц на место, вес нетто места заполнится автоматически из картотеки. Поле «Годен до» вычисляется автоматически по дате производства и сроку годности, если последний занесен в карточку кода товара. Если в карточки кода товара информация о сроке годности отсутствует, то поле «Годен до» остается незаполненным.
До утверждения (подписания) заказа может быть распечатан документ «Поручение на отгрузку», в котором для выбранных кодов (артикулов) перечисляются все партии на складе с датами их производства и сроками годности («Годен до»), неразнаряженные остатки (количество мест), адреса (места хранения) и номера приемных актов, по которым эти партии принимались. Партии, для которых дата окончания срока годности наступает менее, чем количество дней, указанных в настройках программы по умолчанию или в картотеке, выделяются красным цветом шрифта. Если для заказа сформирован черновик ТТН, то из нее в «Поручение на отгрузку» переносятся поля: «Номер а/м», «Время прибытия» и «ФИО водителя». Приемо-сдатчик непосредственно при формировании заказа на складе (погрузке) вручную отмечает в данном документе фактически отгруженное (помещенное в заказ) количество. Позднее на основании «Поручения на отгрузку» дополняется электронная форма заказа.
С помощью пиктограммы 
(новая запись) из списка неразнаряженных
партий
выбирается партия товара для отгрузки и для нее указывается (редактируется)
оформляемое в заказ количество мест (по умолчанию предлагается отгрузить весь неразнаряженный остаток партии на складе). Кол-во единиц по
партии программа считает автоматически
путем произведения количества мест по партии и единиц на место (по коду
из картотеки), с возможностью редактирования. Вес нетто программа считает автоматически путем
произведения количества мест и веса нетто места (по коду из картотеки), с
возможностью редактирования. Партии, для которых дата окончания срока годности
наступает менее, чем количество дней, указанных в настройках
программы по умолчанию или в картотеке, выделяются красным цветом шрифта.
С
помощью команды «Сертификаты качества» из раздела «Действия» можно посмотреть
наличие сертификатов качества по кодам товаров, сформированных в заказ, по
каждому коду установить или снять признак «в печать», открыть выбранные
сертификаты в MS Word или направить их на печать.
До момента утверждения (подписания) товароведом (команда «Подписать заказ» раздела «Заказы на отгрузку и ТТН» главного меню) заказ считается черновиком, и данные из него не отражаются в картотеке и в отчетах по складу.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) формируется на основании подготовленного к отгрузке заказа путем заполнения дополнительных полей. Перечень полей, обязательных для заполнения ТТН:
- Номер
ТТН. Контроль уникальности номера. С помощью команды (кнопки)
«Сгенерировать номер ТТН» можно автоматически получить уникальный номер;
- Дата вывоза;
- Тип транспорта. Выбор из справочника;
- Отгрузил. Выбор из справочника «Приемосдатчики» или ввод ФИО без внесения в справочник.
Блокировка
партии товара производится по команде «Заблокировать» раздела «Партии товаров»
главного меню. Блокируется вся партия товара целиком или ее часть.
Заблокированное количество отражается в картотеке со статусом «заблокировано» и
недоступно для формирования в заказ и отгрузки. Для снятия блокировки
используется команда «Разблокировать».