1. Общее описание программы “Multi-Stock”.
Программа предназначена для автоматизации учета хранения различных типов грузов (экспорт, импорт, нетаможенный, аренда) для различных видов хранения (склад хранения, СВХ, таможенный склад). В зависимости от типа груза и вида хранения формируются различные типы актов. При поступлении груза учитываются как данные по документам, так и данные по факту. Изменение типа груза, вида хранения и смена грузовладельца отражается актами внутреннего перемещения. Отгрузка осуществляется с привязкой к приемным актам, контролируется отгружаемое количество. Ведется история движения груза на складе (поступление, перемещение, отгрузка). Большой выбор отчетов. Работа в локальной сети, разделение прав доступа.
2. Предполагаемая технология работы склада.
2.1 Прием грузов
По прибытию транспортного средства на основании пакета сопроводительных документов и после осмотра прибывшего груза Приемосдатчик в программе формирует Приемный акт (ПА), где указывает параметры груза (как на основании документов, так и фактические - вес, количество, упаковка и т.д.). В зависимости от набора сопроводительных документов формируется ПА определенного типа (экспортных грузов, импортных грузов и т.п.);
Приемосдатчик распечатывает ПА и передает его вместе с пакетом сопроводительных документов Товароведу на утверждение;
Товаровед проверяет документы и утверждает ПА в бумажном и электронном виде. После утверждения электронный вид ПА становится закрытым для редактирования;
2.2 Внутреннее перемещение
На основании распорядительных документов груз может менять тип (экспорт, импорт, хранение, аренда), вид хранения (СОХ, СВХ, ТС) и грузовладельца. Эти изменения отражаются Актом внутреннего перемещения груза (АВП). Оформление внутреннего перемещения производится в следующем порядке:
Товаровед получает пакет распорядительных документов от представителя грузовладельца, проверяет его и передает Приемосдатчику;
Приемосдатчик непосредственно осуществляет проверку груза, его перемещение (при необходимости) и формирует в программе АВП;
Приемосдатчик распечатывает АВП и передает его вместе с пакетом распорядительных документов Товароведу;
Товаровед проверяет документы и утверждает АВП в бумажном и электронном виде. После утверждения электронный вид АВП становится закрытым для редактирования.
2.3 Отгрузка
Товаровед получает пакет распорядительных документов от представителя грузовладельца, проверяет его и передает Приемосдатчику;
Приемосдатчик непосредственно осуществляет проверку груза, его отгрузку и формирует в программе Отгрузочный акт (ОА);
Приемосдатчик распечатывает ОА и передает его вместе с пакетом распорядительных документов Товароведу;
Товаровед проверяет документы и утверждает ОА в бумажном и электронном виде. После утверждения электронный вид ОА становится закрытым для редактирования.
3. Распределение прав доступа
Каждый пользователь программы имеет определенный уровень доступа к базе данных, определяемым по имени и паролю,c которыми он регистрируется при входе в программу.
Всего предусмотрено пять уровней:
Администратор
Приемосдатчик (LEVEL01)
Товаровед (LEVEL02)
Просмотр (LEVEL03)
Расчеты (LEVEL04)
Администратор – выполняет функции по вводу новых пользователей; редактирование и удаление уже существующих пользователей и все, что связано с изменениями в структуре базы. Может выполнять все операции, доступные для других уровней доступа (создание, редактирование, удаление документов, заполнение справочников, формирование отчетов и т.д.); Приемосдатчик – имеет права на создание новых документов (актов); редактирование и удаление неподписанных товароведом документов; заполнение справочников (без права редактирования); формирование и печать отчетов «Спецификация на контейнер» и «Спецификация на поручение»; Товаровед – имеет права на просмотр, редактирование, удаление и печать любых документов; создание новых документов; заполнение и редактирование всех справочников, формирование и печать всех отчетов. Подписывает (утверждает) документы; Просмотр - только просмотр и печать всех документов; формирование и печать всех отчетов; Расчеты - просмотр всех документов, доступ к расчетной части. В демоверсии расчетная часть программы отсутствует.
4. Работа с программой
4.1 Подготовка к первому запуску
При первом запуске в качестве имени и пароля для входа в программу необходимо использовать “dba” и “sql” соответственно.
Регистрация пользователей.
С помощью кнопки “Пользователи” администратор БД заводит новых пользователей по категориям (администратор, товаровед, приемосдатчик, просмотр, расчетчик), указывая имя и пароль для входа в программу. Имя и пароль для входа в программу могут содержать цифры и латинские буквы, причем и имя и пароль в обязательном порядке должны начинаться с латинской буквы.
Заполнение справочников.
Справочники можно заполнить предварительно, перед началом работы с программой, либо в процессе формирования документов.
Ввод остатков.
Для первоначального ввода остатков необходимо создать фиктивные приемные акты с перечислением имеющихся на складе грузов.
Настройка программы.
С помощью кнопки “Настройка” можно произвести настройки программы (Оформление; Цвета/шрифты) для каждого рабочего места.
4.2 Общие правила заполнения документов.
Каждый документ состоит из трех разделов: ШАПКА; ГРУЗ; ПОДПИСЬ.
Заполнение полей контролируется программой в соответствии с правилами их заполнения, что повышает надежность и стабильность системы. При заполнении полей программа выдает различного рода сообщения и предупреждения о некорректности введенных значений. Программа контролирует:
поля на обязательность их ввода;
поля, ввод информации для которых ограничен значениями других полей БД;
поля, значения которых связаны со списком или справочником.
Кроме справочников программа содержит ряд списков, которые привязаны к определенным полям документов:
вид хранения;
тип транспорта;
тип контейнера;
тип акта;
тип приложенных документов;
способ выгрузки;
категория веса;
степень опасности;
Ввод/редактирование этих полей строго ограничено выбором значений из связанных списков. Списки дополняются и редактируются только разработчиком программы, за исключением списка степеней опасности и списка типов распорядительных документов, которые могут дополняться и редактироваться пользователем в режиме “Справочники” главного меню. Например, при вводе/редактировании в ПА типа транспорта необходимо нажать указатель справа от поля; раскрывается список видов транспорта, из которого пользователь выбирает нужный тип. Программа не позволит ввести никакой другой тип транспорта. Для ввода в список дополнительного типа транспорта необходимо обратиться к разработчику.
4.3 Перечень полей, обязательных для заполнения при оформлении Приемного Акта.
В ШАПКЕ :
№ акта
дата акта
время оформления документов ( по умолчанию заполняется системным временем )
вид хранения
грузовладелец (строго из справочника организаций)
№ накладной
тип контейнера, если есть № контейнера
грузополучатель
грузоотправитель (при импорте)
тип транспорта, № транспорта
В ГРУЗЕ:
наименование груза (при заполнении графы по факту)
категория груза
кол-во упаковок 1 уровня (при заполнении графы по факту)
упаковка 1 уровня (при заполнении графы по факту)
вес (при заполнении графы по факту)
объем (при заполнении графы по факту)
В ПОДПИСИ:
старший приемосдатчик
груз выгрузил
4.4 Перечень полей, обязательных для заполнения при оформлении Акта внутреннего перемещения.
В ШАПКЕ :
№ акта
дата акта
грузополучатель
время оформления документов ( по умолчанию заполняется системным временем )
изменение вида хранения «С» … «НА»
грузовладелец (строго из справочника организаций)
№ накладной
тип контейнера, если есть № контейнера
тип распорядительного документа
В ГРУЗЕ:
наименование груза
кол-во упаковок 1 уровня
упаковка 1 уровня
вес
объем
В ПОДПИСИ:
старший приемосдатчик
груз переместил
4.5 Перечень полей, обязательных для заполнения при оформлении Отгрузочного Акта.
В ШАПКЕ :
№ акта
дата акта
время оформления документов (по умолчанию заполняется системным временем)
вид хранения
грузовладелец (строго из справочника организаций)
грузополучатель
№ накладной
тип контейнера, если есть № контейнера
тип транспорта, № транспорта
для экспорта и импорта - тип распорядительного документа
В ГРУЗЕ:
наименование груза
кол-во упаковок 1 уровня
упаковка 1 уровня
вес
объем
тип, номер и дата распорядительного документа
В ПОДПИСИ:
ст. приемосдатчик
груз погрузил
4.6 Формирование отчетов
На основе введенной информации могут быть сформированы следующие отчеты:
Спецификация на контейнер
Спецификация на поручение
Оперсводка
Хранение грузов за период
Хранение грузов на дату отчета
Инвентаризационная ведомость
Разнарядка для порта
Справки по документам и по транспорту
5. Системные требования.
Операционная система MS Windows 98 SE и выше; процессор Pentium 2 (Celeron) – 400Mhz и лучше; оперативная память не менее 64 Mb; наличие свободного места на жестком диске более 15 Mb.